Asynchronous Meeting

Beberapa kali dilontarkan gagasan untuk melakukan pertemuan kepanitiaan, namun selalu kandas. Alasannya, satu bisa hari ini jam ini, lainnya bisa hari itu jam itu. Tidak pernah ketemu.

Isu ini sudah berjalan berhari-hari, bahkan semingguan. Jadi, kapan bisa rapat membahas sebuah kegiatan? Tidak ketemu.

Kasus-kasus seperti ini akan banyak terjadi pada organisasi dimana para personelnya bertebaran di berbagai tempat. Kebanyakan masing-masing pengurus bekerja di tempat tertentu, dan di sisa waktunya mengelola organisasi.

Kadang dibuat group WA, dan disitu kita berdiskusi mencari waktu yang paling cocok untuk meeting. Kenapa tidak meeting disitu saja? Jadi bahaslah apa yang harus dibahas di WA. Sama saja kan?

Pada batas-batas tertentu, meeting dengan cara ketemu bisa lebih interaktif. Semua hadir, pemimpin meeting dan anggota saling berinteraksi secara langsung. Namun apabila suasana tidak memungkinkan bisa ketemu semua, Asynchronous Meeting sepeti meeting di WA adalah solusinya.

Di luar kelemahannya, Asynchronous Meeting mempunyai kelebihan,

1. Tidak harus ketemu di satu waktu, yang memungkinkan meeting bahkan bisa dilakukan di perjalanan, disela-sela pekerjaan utama, ketika sadang antri membayar listrik dll.
2. Perjalanan meeting bisa di lacak dengan baik, karena semua usulan tercatat.
3. Murah, karena tidak perlu konsumsi, transportasi dll

Pilihan Teknologi

Lalu teknologi apa yang kita pilih untuk Asynchronous Meeting ini?

Kalau kita fokus pada teknologinya aplikasi seperti https://slack.com ini lebih mudah, karena dirancang untuk berkolaborasi. Tapi harus bayar, dan tidak semua orang mau menginstall slack di handphone androidnya.

Cara yang lebih mudah adalah menggabungkan kebiasaan para pengurus organisasi yang bersangkutan. Karena kebanyakan orang sekarang menggunakan WA, ya kita manfaatkan itu saja dengan membuat group di  WA.

Sebenarnya kalau mau jujur, untuk pengelolaan Asynchronous Meeting menggunakan telegram jauh lebih baik daripada WA karena telegram menggunakan dua model penyimpanan (smartphone dan server cloud), serta bisa diakses dari mana saja, web, desktop, maupun smartphone. Menggunakan telegram semua percakapan dan file lampiran tidak akan hilang walaupun data-data yang ada di handphone hilang.

Namun karena lebih banyak orang menggunakan WA, apa boleh buat :D. Karena alasan bahwa semua orang nyaman dan mudah melakukan akses adalah alasan yang paling dasar atas berjalannya Asynchronous Meeting.

Mengubah Mindset
Dengan berbagai alasan, banyak orang yang belum menerima cara Asynchronous Meeting, sebagai sebuah cara efektif untuk meeting. Beberapa organisasi meminta cabang-cabangnya ke tempat tertentu untuk berkumpul ke suatu tempat. Untuk bisa berkumpul, dia harus mengeluarkan effort yang besar untuk hasil yang tidak terlalu menuntut harus bertemu. Bayangkan kalau orang Pacitan, Banyuwangi, Magetan harus sering ke Surabaya?

Beberapa menggunakan alasan-alasan yang menurut saya absurd. Sudah berada dalam era teknologi informasi, namun fikirannya masih berada di jalan tahun 90-an.

Beberapa perusahaan seperti Wordpress kabarnya sudah mau menjual saja kantor mewahnya, karena para karyawan bekerja secara remote.

Kita tidak harus melakukan segala sesuatunya secara remote dan asyncron. Jika meeting bisa kita lakukan dengan asyncron mengapa harus bertemu?

Pekerjaan semakin banyak, tuntutan semakin besar. Maka kita harus pintar-pintar mencari cara untuk mengefektif dan mengefisienkan kerja-kerja kita.